Verwaltungsreform in Köln: Weder Weg noch Tempo stimmen

Zur Präsentation der "Erfolge" durch die OB (am 1.12.2022 im Domforum)

"Der Weg stimmt", meinte die Oberbürgermeisterin bei der Präsentation der Verwaltungsreform. Und verwies auf die Online-Anmeldung eines Hundes: ein Beispiel für die großartige Kölner Verwaltungsreform? Eine kleine digitale Anwendung, die im Wesentlichen daraus besteht, einen Papiervordruck in ein Onlineformular umzuwandeln. Und ganz vergessen hat man in der Reform anscheinend, dass Führungskräfte auch für die Organisation ihres Zuständigkeitsbereichs verantwortlich sind und in der Lage sein müssten, die Umsetzung des Online- Zugangsgesetzes von 2017 (!) von sich aus in die Wege zu leiten. Und das Ergebnis ist mangelhaft. Man vergleiche die Lösung der Stadt Köln mit der von Mannheim: dort kann man sehen, wie bürgerfreundlich Digitalisierung geschehen kann. 

Und dass die Bürgerinteressen Ausgangspunkt und Mittelpunkt der Reform gewesen seien, wie die Oberbürgermeisterin sagte, widerspricht den Tatsachen, nachzuvollziehen an den diversen Transparenzberichten und sonstigen Präsentationen der Verwaltungsreformer. Nur die Optik stimmt, und das Selbstbewusstsein, man mache ja Reform und sei auf einem guten Weg, ist gewachsen. Denn Erfolg wird vor allem durch Selbstbewertung nachgewiesen. Die betroffenen Bürger:innen fragt man lieber nicht, objektive Daten hat man nicht, eine externe Begutachtung hat man vorsichtshalber gar nicht erst vorgesehen, anders als in Mannheim. Seit wann ist Selbstbewertung ein geeigneter Erfolgsnachweis? 

Auch über die Fortsetzung der Reform sollte neu nachgedacht werden: was ist eigentlich die „normale“ Aufgabe von Führungskräften, von dem Amt für Verwaltungsmanagement und dem Rechnungsprüfungsamt? Das gesamte Konzept für die Verwaltungsführung (benötigte Informationen und Management-Instrumente) muss überdacht werden. Dazu hatten die bundesweiten Verwaltungsexperten bereits 1993 wesentliche Beiträge geliefert.

Dr. Burkhardt Krems, 22.12.2022

(Wesentliche Teile wurden bereits als Leserbrief in der Kölnischen Rundschau vom 21.12.2022, S. 24, veröffentlicht)

Stadt stellt sich selbst ein gutes Zeugnis aus

Die Kölner Verwaltungsreform zieht nach 5 Jahren Bilanz: Sie war erfolgreich, sagen die Verantwortlichen. So ihre Selbstbewertung. Objektive Daten gibt es nicht. Und wie üblich in der Kölner Politik und Verwaltung verwechselt man Meinungen mit Fakten. Selbst auf dieser Basis subjektiver Einschätzungen ergibt die Befragung der Beschäftigten etwas anderes: der Effekt war geringer als erwartet, insbesondere für die Bürgerschaft. Am meisten haben die Beschäftigten profitiert.

Dieses begrenzte Ergebnis ist nicht verwunderlich: die Verwaltungseinheiten haben sich selbst ausgesucht, was sie anpacken – dafür wurden sie dann mit zusätzlichen Mitteln belohnt. Die Lösungen, die sie erarbeitet haben, wurden nicht an extern üblichen Standards gemessen oder von Fachleuten – oder gar den Betroffenen – überprüft. Am Beispiel „Hundesteuer online“ sieht man die Folgen: der Amtsschimmel hat gewiehert, statt dass verständlich und einfach formuliert und gestaltet worden wäre. Und wie üblich hat man auf ausreichende Tests verzichtet, um Anwenderfreundlichkeit zu gewährleisten oder auch nur Fehler zu vermeiden. Zum Vergleich das Online-Verfahren der Stadt Mannheim. In beiden Fällen Start mit der Eingabe "hundesteuer anmelden". Und "best practice" wird auch nicht genutzt: wenn andere Städte gut gestaltete Lösungen haben, warum übernimmt man sie nicht? 

Die Verwaltungsreform hat die Selbstbezogenheit der Verwaltung eher verstärkt: die Überzeugung, dass man weiß, was notwendig ist, und wie man es erreichen kann. Jetzt ist diese Selbstüberschätzung gepaart mit der amtlichen Bestätigung, man sei modern und könne auch Reform. Dabei ist man im aktuellen Städtevergleich gerade zurückgefallen. Und die Bürger spüren vor allem Verbesserungen da, wo man als Lösung mehr Personal bewilligt hat. Statt besser zu organisieren.

„Unsere Reform ist durch Eigenverantwortung und Dezentralität geprägt“, heißt es von Beginn an. Nur ist die Eigenverantwortung eigentlich nichts Neues, was also hat sich geändert? Und wird demnächst die Eigenverantwortung auch für Organisation und Management eingefordert, unterstützt durch adäquate Instrumente, die verhindern, dass Probleme jahrelang existieren, bis die Presse sie aufgreift und sich dann endlich etwas bewegt?

Jetzt wird diskutiert, wie es weitergeht. Eine verkürzte Diskussion, wie üblich: es geht um das Gesamtsystem des Managements, einschließlich der Organisationsaufgabe: der regelmäßigen Überprüfung von Leistungen und Ergebnissen ("Tun wir die richtigen Dinge?"), Art und Weise der Erbringung der Leistungen, einschließlich der Organisation (Strukturen und Prozesse): „Tun wir die Dinge richtig?“ und zwar regelmäßig, auf der Grundlage eines geeigneten Informationssystems, das Probleme erkennbar macht. Und in dieses Gesamtsystem muss sich dann eine Unterstützungsstruktur, etwa als „kontinuierliche Verbesserung“, einfügen, die auch die Reform weiterführt. 

Alles in allem: Ohne die Verwaltungsreform sähe es in Köln wohl deutlich schlechter aus. Denn es wurde etliches nachgeholt, was notwendig und zum Teil sogar gesetzlich vorgeschrieben war und ist, so die Digitalisierung des Bauantragsverfahrens. Das war also keine „Reform“ als freiwillige, sondern die Erfüllung einer Pflichtaufgabe. Offen bleibt, welche Baustellen man nicht angepackt, welche Probleme man gar nicht erst begonnen hat zu lösen.

Was ist zu tun?

Die Grundprobleme der Kölner Verwaltung bleiben: fehlende Überprüfung dessen, was man tut und wie man es tut, unter Beteiligung externer Fachleute, unter Nutzung der Erfahrungen und Beispiele anderer, ohne die Ergebnisse für die Betroffenen zu prüfen, sie einzubeziehen. Es gilt weiterhin, was der Normenkontrollrat für eine nachhaltige Modernisierung gefordert hat. 

Konkret für Köln ist besonders wichtig, dass die Interessen der Bürger bei all den Verfahren, insbesondere bei der Digitalisierung, berücksichtigt werden: